Traducción Oficial del Certificado Laboral

Qué es el certificado laboral

El certificado laboral es la carta con la que tu empleador deja constancia de tu vínculo con la empresa. En Colombia también lo verás como constancia laboral o carta laboral: es el mismo documento, y el empleador está obligado a expedirlo cuando se lo pides.

Lo importante para un trámite en el exterior no es cómo se llame, sino qué diga. Una carta que solo confirma que trabajas ahí no le sirve a una embajada ni a una oficina de migración, porque no les permite verificar nada.

Y ojo con una confusión frecuente: el certificado laboral no es el certificado de ingresos y retenciones. Ese último es un formato de la DIAN pensado para la declaración de renta. Para una visa a veces piden los dos, así que revisa la lista de requisitos con cuidado antes de traducir solo uno.

Qué debe decir para que sirva afuera

Antes de traducir, revisa que la carta traiga esto. Traducir una carta incompleta no la arregla: la entidad la va a devolver igual, y habrás pagado dos veces.

• Papel membreteado de la empresa, con dirección, teléfono y correo.
• Tu nombre completo y tu número de documento.
• El cargo, y si tuviste varios, cada uno con sus fechas.
• Fecha de ingreso y, si ya no trabajas ahí, fecha de retiro.
• Tipo de contrato y si es a término fijo o indefinido.
• El salario, con la moneda clara.
• Nombre, cargo y firma de quien la expide, y la fecha de expedición.

Si vas a Canadá: la carta que pide IRCC es distinta

Este es el caso donde más gente se estrella, y vale la pena separarlo. Para Express Entry, IRCC no quiere una constancia de que trabajaste: quiere poder verificar que tu experiencia es la que dices, contra el código NOC que pusiste en el perfil.

Eso significa que la carta tiene que traer, además de lo de arriba, tres cosas que las cartas colombianas casi nunca incluyen:

• Las horas trabajadas por semana. Es la omisión más común y la más cara: IRCC cuenta la experiencia en horas, y decir solo tiempo completo no basta.
• El salario anual, con los beneficios, en la moneda local.
• La lista detallada de tus funciones, redactada de forma que corresponda con las del código NOC que reclamaste. Sin esto el oficial no puede verificar tu experiencia.

Para qué te lo van a pedir

El certificado laboral aparece en casi cualquier trámite donde tengas que probar ingresos o arraigo. Estos son los casos que más nos llegan.

• Visas de turista y de visitante, donde funciona como prueba de que tienes un vínculo que te hace volver: empleo estable, salario y vacaciones aprobadas.
• Migración por puntos a Canadá y Australia, donde la carta prueba experiencia laboral y suma puntos.
• Visas de estudio, para demostrar quién financia y con qué ingresos.
• Arrendamiento o crédito en el exterior, donde el arrendador o el banco pide comprobante de ingresos.
• Homologación profesional y procesos de selección con empresas extranjeras.

Cómo pedirlo en tu empresa sin tener que repetirlo

Recursos Humanos suele tener una plantilla y te la entrega tal cual. El problema es que esa plantilla está pensada para un banco colombiano, no para un consulado, y por eso casi siempre le falta algo. Pedir bien la primera vez te ahorra una semana.

Cuando escribas a tu empleador, dile para qué es y qué tiene que incluir. Algo así funciona:

• Que sea en papel membreteado, con dirección, teléfono y correo de la empresa.
• Que diga tu nombre completo y tu número de cédula.
• Que diga el cargo, la fecha de ingreso y el tipo de contrato.
• Que diga el salario, y si es posible que aclare si es mensual.
• Si vas a Canadá: que añada las horas trabajadas por semana y una descripción de tus funciones.
• Que la firme alguien con nombre y cargo, y que lleve fecha de expedición reciente.

Cómo quedan en inglés los términos de tu carta

Esto es lo que más nos preguntan, así que lo dejamos escrito. No es una lista para que traduzcas tú —la traducción tiene que ser oficial para que sirva— sino para que sepas qué vas a leer en el documento que te entregamos y no te asustes si no dice lo que esperabas.

• Certificado laboral o constancia laboral: employment certificate, o employment verification letter.
• Contrato a término indefinido: permanent contract, o indefinite-term contract.
• Contrato a término fijo: fixed-term contract.
• Contrato de prestación de servicios: service contract. Ojo, no es lo mismo que ser empleado, y varias entidades lo tratan distinto.
• Salario básico mensual: monthly base salary.
• Auxilio de transporte: transport allowance.
• Prima de servicios: statutory mid-year and year-end bonus. No tiene equivalente exacto afuera y por eso se explica, no se traduce con una sola palabra.
• Cesantías: severance fund contributions.
• Fecha de ingreso: start date. Fecha de retiro: end date.

El certificado laboral y la apostilla

La respuesta corta es que normalmente no hace falta apostillarlo, y conviene entender por qué. La apostilla certifica la firma de un funcionario público sobre un documento público. Un certificado laboral lo firma una empresa privada, así que de entrada no es apostillable tal cual.

Cuando una entidad sí lo exige, el camino es reconocer primero la firma de quien expide la carta ante notario público, y la Cancillería apostilla después la firma del notario. Es el mismo principio que rige para las traducciones oficiales bajo la Resolución 1959 de 2020: lo que se apostilla es siempre la firma de un funcionario, nunca la de un particular.

Los errores que devuelven el trámite

• Carta sin membrete o sin firma. Sin eso no hay nada que verificar y ninguna entidad la acepta.
• El salario omitido porque en la empresa lo consideran reservado. Si el trámite lo exige, la carta sin salario no sirve.
• Para Canadá, no incluir las horas semanales ni las funciones detalladas.
• Una carta expedida hace meses, cuando el consulado la pedía reciente.
• Traducir solo la carta cuando también pedían el certificado de ingresos y retenciones.