Traducción Oficial de Estados Financieros

Primero: seguro que te piden estados financieros?

Vale la pena descartarlo antes de cotizar, porque la palabra se usa para cosas muy distintas y traducir de más cuesta.

Si eres persona natural y lo que tienes que demostrar son fondos para una visa de turismo o de estudio, lo que casi siempre piden son extractos bancarios y un certificado laboral. Esos son otros documentos, más baratos de traducir y más fáciles de conseguir.

Los estados financieros entran cuando el sujeto del trámite es una empresa, o cuando eres independiente o dueño de un negocio y hay que acreditar la situación de ese negocio y no la tuya. Visa de inversionista, licitación en el exterior, matriz extranjera que consolida, banco que estudia un crédito, socio que hace due diligence.

Qué es un juego completo, y por qué importa

El error más repetido de esta página es mandar a traducir una sola hoja. Un juego de estados financieros no es el balance solo.

En Colombia la contabilidad converge a estándares internacionales desde la Ley 1314 de 2009, y sus decretos reglamentarios, hoy compilados en el Decreto 2420 de 2015, clasifican a las empresas en tres grupos: NIIF plenas, NIIF para Pymes y contabilidad simplificada. Bajo las NIIF, un juego completo de estados financieros incluye sus notas.

• Estado de situación financiera, que mucha gente sigue llamando balance general.
• Estado de resultados del periodo, con su comparativo del año anterior.
• Estado de cambios en el patrimonio.
• Estado de flujos de efectivo.
• Las notas a los estados financieros, que suelen ser la parte más larga y la que explica las cifras.
• El dictamen del revisor fiscal o el informe del contador, cuando aplica, con las firmas y los números de tarjeta profesional.

Cómo tratamos las cifras, que es lo delicado

Un estado financiero es casi todo números, y ahí un descuido no es un matiz de estilo: cambia lo que dice el documento.

La separación decimal es el problema clásico. En Colombia el punto separa los miles y la coma marca los decimales; en inglés es exactamente al revés. Un documento mal tratado convierte 1.234,56 en algo que se lee como mil doscientos treinta y cuatro con cincuenta y seis en un sitio y como uno coma dos en otro. Lo adaptamos con el criterio del idioma de destino y de forma consistente en todo el documento, no hoja por hoja.

Y una cosa que no hacemos: convertir moneda. Si los estados están en pesos, salen en pesos. Pasarlos a dólares exigiría escoger una tasa y una fecha, y eso es una decisión contable que le corresponde a quien preparó los estados, no a nosotros. Si el destino quiere cifras en otra moneda, que el contador emita una versión con la tasa declarada.

• Los miles y decimales se adaptan al idioma de destino, de forma consistente en todo el juego.
• Las cifras no se recalculan, ni se redondean, ni se corrigen si no cuadran. Si algo no suma, te lo decimos y lo revisa tu contador.
• La moneda se mantiene y se identifica con claridad, para que nadie lea pesos como si fueran dólares.
• Las fechas se adaptan al formato del destino, que es otro sitio donde se confunden el día y el mes.

Los cargos y las figuras que no tienen traducción exacta

Parte del valor de una traducción oficial de estos documentos es saber dónde no forzar una equivalencia.

El revisor fiscal es el caso más claro. Es una figura del derecho colombiano con funciones propias, y no coincide con el auditor externo del mundo anglosajón ni con un statutory auditor sin más. Traducirlo como si fuera lo mismo le da al lector una idea equivocada de qué respaldo tiene el documento, así que lo dejamos identificable y explicado en vez de disfrazado.

Con las cuentas pasa algo parecido. El plan de cuentas colombiano tiene partidas que no calzan una a una con las de otro país. Se traducen por lo que son, no por el nombre que más se les parezca en un informe extranjero.

La apostilla, si te la piden

Unos estados financieros son un documento privado: los emite una empresa, no una entidad pública. Eso cambia el camino de la apostilla.

La Cancillería no apostilla directamente un documento privado ni la firma de un traductor. Lo que se hace es reconocer la firma ante notario y apostillar la del notario, conforme a la Resolución 1959 de 2020. El trámite de apostilla se hace en línea en el portal de la Cancillería.

El orden vuelve a importar: primero se resuelve el original con lo que necesite, y después se traduce todo, apostilla incluida. Pregunta al destino qué exigen exactamente, porque no todos piden apostilla para estados financieros.

Los errores que hacen que te devuelvan el trámite

Estos son los que vemos volver, y ninguno tiene que ver con el idioma.

• Mandar el balance sin las notas. Es el más común, y el que más veces obliga a repetir el envío.
• Estados sin firmar. Sin la firma del representante legal y del contador, con sus números de tarjeta profesional, el documento no acredita nada.
• Que falte el periodo comparativo. Casi todas las entidades quieren ver dos años, y un solo año se lee como información incompleta.
• Un escaneo donde las columnas de cifras salen cortadas. Si un número no se ve entero, no se puede certificar.
• Pedirnos que convirtamos a dólares o que ajustemos una cifra. Eso no es traducir, y una traducción oficial que lo hiciera estaría alterando el documento.
• Mezclar versiones: notas de un cierre y estados de otro. Las fechas se comparan, y la diferencia salta.