Traducción Oficial de Documentos de la DIAN

Primero: cuál de los documentos te están pidiendo

Cuando una entidad extranjera pide documentos de la DIAN, casi nunca dice cuál. Y son varios, con funciones distintas y costos de traducción distintos.

• RUT, el Registro Único Tributario. Acredita tu NIT y tu actividad económica. Es el que más nos llega y el más corto.
• Declaración de renta. Formulario 210 si eres persona natural residente, formulario 110 si se trata de una persona jurídica o de una persona natural no residente.
• Certificado de ingresos y retenciones, el formulario 220. Ojo con este: el formato es de la DIAN, pero quien lo expide es tu empleador.
• Estado de cuenta o certificados de la obligación tributaria, cuando lo que hay que probar es que estás al día.
• Declaraciones de importación o exportación, en trámites de comercio.

Si eres empleado, quizá no necesitas una declaración de renta

Esto ahorra tiempo y a veces un trámite entero, así que va temprano.

Los consulados y las universidades suelen pedir tax returns, y la traducción literal lleva a todo el mundo a buscar una declaración de renta. Pero en Colombia no todas las personas están obligadas a declarar: si tus ingresos y tu patrimonio están por debajo de los topes del año, simplemente no existe una declaración tuya que traducir.

Lo que sí existe, si eres asalariado, es el certificado de ingresos y retenciones. Es el formulario 220 de la DIAN, lo expide tu empleador como agente retenedor y debe entregarlo a más tardar el 31 de marzo del año siguiente. Resume lo que te pagaron y lo que te retuvieron, que es exactamente la información que busca quien pide un tax return.

Si eres independiente, contratista o dueño de negocio, ahí sí lo normal es la declaración de renta, y suelen pedir dos o tres años.

El RUT lo descargas tú, gratis

Vale decirlo claro porque hay quien cobra por conseguirlo. El RUT se descarga desde el portal de la DIAN con tu usuario, en PDF, sin intermediarios y sin costo.

Lo único que conviene revisar antes de mandarlo a traducir es que esté actualizado. Si cambiaste de dirección, de actividad económica o de responsabilidades tributarias y el RUT no lo refleja, la traducción va a reproducir fielmente un documento desactualizado, y quien lo reciba verá la inconsistencia con el resto de tu papeleo.

Nosotros traducimos el RUT que nos mandes. Actualizarlo es un trámite tuyo con la DIAN y es previo.

Cómo tratamos un documento tributario

Son documentos de códigos y cifras, y ahí es donde se dañan.

• El NIT va completo, con su dígito de verificación. Es lo primero que cruzan con el resto de tus documentos.
• Los códigos de actividad económica CIIU se reproducen tal cual, con su descripción traducida. No los cambiamos por el código equivalente de otro país, porque esa equivalencia no nos corresponde a nosotros.
• El número del formulario se mantiene visible. Que se sepa si es un 210, un 110 o un 220 le dice al lector qué clase de documento tiene en las manos.
• Las cifras se quedan en pesos, con los miles y decimales adaptados al idioma de destino. No convertimos moneda: escoger tasa y fecha es una decisión que no nos corresponde.
• La firma electrónica, los sellos de recepción y los códigos de verificación se describen y se conservan, porque son la prueba de que el documento salió del sistema de la DIAN.

La apostilla depende de quién expide el documento

Hay una diferencia útil frente a otros documentos financieros. Un estado financiero lo emite una empresa, así que es un documento privado y para apostillarlo hay que pasar antes por notaría. El RUT y la declaración de renta los emite la DIAN, una entidad pública, así que ese paso intermedio normalmente no hace falta. El certificado de ingresos y retenciones, en cambio, lo expide tu empleador: es un documento privado y pasa primero por notaría.

La apostilla se tramita en línea en el portal de la Cancillería. Algunos documentos necesitan un paso previo antes de apostillarlos, y el mismo portal te dice cuándo aplica, así que conviene mirarlo antes de dar por hecho el camino corto.

Y si lo que te piden es apostillar la traducción y no el original, ahí vuelve a aparecer la notaría: la Cancillería no apostilla la firma del traductor, hay que reconocerla ante notario y se apostilla la del notario, conforme a la Resolución 1959 de 2020.

Los errores que hacen que te devuelvan el trámite

Ninguno tiene que ver con el idioma, y todos se evitan antes de pagar.

• Traducir un RUT desactualizado. Reproduce fielmente unos datos que ya no coinciden con el resto de tu expediente.
• Mandar la declaración sin la última página, la de las firmas y el acuse del sistema. Sin eso no se ve que fue presentada.
• Que falten años. Si piden tres ejercicios y llegan dos, el paquete vuelve completo.
• Buscar en la DIAN el certificado de existencia y representación legal, que es de la Cámara de Comercio, y perder días en el camino.
• Un escaneo que tapa el código de verificación o el QR. Es justo lo que la entidad quería poder comprobar.
• Pedirnos que convirtamos a dólares o que ajustemos una cifra para que cuadre con otro documento. Eso sería alterar el documento, y no lo hacemos.