Traducción Oficial de Poderes y Power of Attorney

Qué es y por qué el texto exacto importa tanto

Un poder es el documento con el que autorizas a otra persona a hacer algo en tu nombre: vender un inmueble, cobrar una herencia, representarte en un juicio, retirar unos documentos. En inglés se llama power of attorney, y la persona autorizada es el apoderado o attorney-in-fact.

Con la mayoría de documentos, lo que importa es que la traducción diga lo mismo. Con un poder importa además que diga exactamente lo mismo, porque el alcance de la autorización se lee palabra por palabra. Una facultad que en el original está y en la traducción se resume puede dejar a tu apoderado sin poder hacer justo lo que ibas a autorizar.

Por eso en este documento no cabe la síntesis: se traduce la enumeración completa de facultades, las limitaciones, la vigencia y las condiciones, tal como están redactadas.

General o especial: revisa cuál te están pidiendo

• El poder general autoriza a administrar todos tus asuntos, o una categoría amplia de ellos. Es el más potente y el que más cuidado exige.
• El poder especial autoriza sólo lo que enumera: vender ese inmueble, adelantar ese trámite, firmar ese contrato. Es lo que piden casi todas las entidades.
• Si la entidad de destino te dio un formato o un texto modelo, úsalo. Un poder redactado libremente puede ser válido y aun así no servirles porque les falta una fórmula que ellos esperan.

Lo que un poder no puede hacer

Antes de otorgar conviene saber que un poder tiene límites, y que se puede deshacer.

• Es revocable. Quien otorga puede dejarlo sin efecto cuando quiera, y conviene avisar por escrito a la entidad donde se estaba usando.
• No sirve para actos personalísimos. Un testamento, por ejemplo, no se puede otorgar por poder: la ley exige que lo haga la persona.
• Un poder especial sólo alcanza para lo que enumera. Si la entidad pide algo que no está escrito, el apoderado no puede hacerlo aunque sea evidente que era la intención.
• Si el poder se va a usar en otro país, tiene que cumplir además las formalidades que exija ese país, no sólo las colombianas.

Si el poder va a un proceso judicial

Hay un caso donde la exigencia de traducción no es una costumbre de la entidad sino una regla escrita, y conviene conocerla.

El artículo 251 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) dice que para que un documento en idioma extranjero valga como prueba dentro de un proceso, tiene que aportarse con su traducción hecha por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por un traductor designado por el juez. Y añade que si hay controversia sobre el contenido de la traducción, el juez nombra otro traductor.

El mismo artículo se ocupa de los documentos públicos otorgados en el extranjero: deben presentarse apostillados conforme a los tratados que Colombia haya ratificado, y si el país no es parte de esos tratados, autenticados por el cónsul o agente diplomático colombiano.

El orden correcto: otorgar, autenticar, traducir

Aquí es donde se pierde dinero, y el error es siempre el mismo: traducir antes de que el documento esté terminado.

Un poder se otorga y se autentica ante notario. Hasta que eso no ocurre, lo que tienes es un borrador, y los borradores cambian: se ajusta una facultad, se corrige un dato del apoderado, la notaría añade su nota. Cada cambio invalida la traducción que ya pagaste.

1. 1Confirma con la entidad de destino qué facultades necesita que incluya, y si tienen modelo.
2. 2Otorga el poder ante notario y recoge el documento ya autenticado, con la nota notarial incluida.
3. 3Apostíllalo si el trámite lo exige, que suele ser el caso cuando va a usarse en el exterior.
4. 4Traduce entonces el documento completo, incluidas la nota notarial y la apostilla.

Apostilla: casi siempre hace falta

A diferencia de un certificado laboral, un poder otorgado ante notario lleva la firma de un funcionario público, así que es apostillable y la mayoría de trámites internacionales lo exigen apostillado.

Lo habitual es apostillar el poder original en la Cancillería —el trámite se hace en línea— y traducir después todo, apostilla incluida. Si en cambio te piden apostillar la traducción, la Cancillería no apostilla la firma del traductor: hay que reconocerla ante notario y se apostilla la del notario, según la Resolución 1959 de 2020.

Los errores que devuelven el trámite

• Traducir el borrador y no la versión otorgada y autenticada ante notario.
• Traducir el cuerpo del poder y omitir la nota notarial, que es lo que le da validez.
• Un poder especial al que le falta justo la facultad que hacía falta, porque nadie preguntó antes qué exigía la entidad.
• Nombres o números de documento del apoderado que no coinciden con su identificación. La traducción reproduce el original, así que el error hay que corregirlo en el poder.
• Un poder vencido: muchos tienen vigencia limitada, y para cuando llega al destino ya no sirve.