Traducción Oficial del Registro Civil de Nacimiento

Qué es el registro civil de nacimiento

El registro civil de nacimiento es el documento con el que el Estado colombiano deja constancia de que naciste, de cuándo y dónde naciste, y de quiénes son tus padres. No es un trámite más: es la puerta de entrada al estado civil. De él salen la tarjeta de identidad, la cédula y el pasaporte, y sin él no puedes probar tu filiación ante ninguna entidad, ni aquí ni afuera.

En Colombia lo llevan las notarías, las registradurías —distritales, municipales, especiales y auxiliares— y los consulados en el exterior cuando el nacimiento de un colombiano ocurre fuera del país. Cada inscripción queda en un folio identificado por un tomo, un folio y un número de serial, que son los datos con los que después pides copias.

El registro civil no es lo mismo que el certificado de nacido vivo. Ese último lo expide la clínica o el hospital y sirve únicamente para hacer la inscripción; no prueba estado civil y ninguna entidad extranjera lo acepta en su lugar. Si lo que tienes en la mano es el papel del hospital, lo que necesitas es inscribirlo primero.

Cómo conseguir una copia antes de traducir

Para traducir necesitamos el documento que vas a presentar, así que conviene resolver primero la copia. La regla general es que la copia se pide en la oficina donde quedó inscrito el folio: la notaría o la registraduría donde te registraron.

1. 1Reúne los datos del folio: nombres y apellidos completos, y el tomo, folio, serial y fecha del registro. Si no los tienes, puedes consultarlos en la Registraduría Nacional.
2. 2Ve a la oficina donde quedó inscrito el registro. Si no estás en esa ciudad, revisa el listado de oficinas habilitadas a nivel nacional y acércate a la más cercana.
3. 3Paga el valor de la copia según la tarifa vigente. El pago se hace por consignación en Banco Popular o Banco Agrario, y se presenta el recibo en la oficina.
4. 4Si estás fuera de Colombia, el trámite se hace por medio del consulado colombiano que te corresponda.

Cuándo hay que traducirlo

Un documento en español no sirve ante una autoridad que trabaja en inglés, y ninguna entidad migratoria acepta que lo traduzcas tú mismo ni que uses un traductor automático. Estos son los casos en los que nos llega con más frecuencia.

• Visas y trámites migratorios en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido y Australia, sobre todo los que involucran familia: peticiones familiares, patrocinio, visas de dependiente y reunificación.
• Solicitud de nacionalidad por descendencia, cuando hay que probar el vínculo con un padre o un abuelo.
• Trámite de pasaporte extranjero para hijos de colombianos.
• Matrícula en colegios y universidades en el exterior, sobre todo para menores de edad.
• Matrimonio en el extranjero, donde suele pedirse junto con el certificado de soltería.
• Sucesiones y herencias internacionales, donde el registro es la prueba del parentesco.

Apostilla y traducción: el orden correcto

Esta es la parte donde más gente se equivoca, y equivocarse cuesta repetir el trámite. No hay una sola respuesta: hay dos caminos, y cuál te toca depende de lo que pida la entidad de destino.

El camino más común es apostillar primero el registro civil original en la Cancillería y traducir después el documento completo, apostilla incluida. Así la entidad extranjera recibe un solo paquete en el que todo lo que va en español está traducido.

El otro camino es apostillar la traducción misma, y ahí hay una regla que casi nadie explica bien. La Cancillería no apostilla la firma del traductor oficial ni el contenido de la traducción. Antes de pedir la apostilla, la firma del traductor tiene que quedar reconocida ante notario público, y lo que la Cancillería apostilla es la firma de ese notario. Además, la traducción oficial de cada documento se apostilla por separado.

Qué revisa cada entidad

Las exigencias se parecen entre países, pero no son idénticas. Lo que sí es común a todas: la traducción tiene que ser completa, fiel y hecha por alguien distinto del solicitante.

• Estados Unidos (USCIS): pide la traducción completa al inglés acompañada de una certificación en la que el traductor declara que es competente para traducir y que la traducción es fiel y correcta. No exige apostilla para los documentos que se presentan dentro del proceso migratorio.
• Canadá (IRCC): pide traducción certificada. Cuando no la hace un traductor certificado, exige además una declaración jurada (affidavit) del traductor. No acepta traducciones hechas por el solicitante ni por un familiar.
• Reino Unido (UKVI): pide que la traducción incluya la confirmación de que es fiel al original, la fecha, y el nombre y los datos de contacto del traductor.
• Australia (Home Affairs): para documentos traducidos fuera de Australia, pide que la traducción lleve el nombre completo, la dirección y los datos del traductor, además de sus credenciales.

Los errores que devuelven el trámite

Después de traducir muchos de estos documentos, los rechazos casi siempre vienen de las mismas cinco cosas.

• Traducir solo el frente del folio y dejar por fuera las notas marginales. Si el registro tiene una corrección de nombre o un reconocimiento y la traducción no lo dice, el documento queda incompleto.
• Un dígito distinto en el serial o en el NUIP. Se compara contra el original y no perdona.
• Presentar el certificado de nacido vivo del hospital en lugar del registro civil.
• Una copia vieja cuando la entidad pedía una expedida hace pocos meses.
• Traducir antes de apostillar cuando el destino quería la apostilla dentro del documento traducido. Es el error más caro, porque obliga a repetir todo.